מסך מחשב

מגוון שיטות לרישום נוכחות

שוק העבודה עבר ברובו השנה לעבודה מהבית. זה מצריך התכווננות וראש פתוח לשינויים מהמעסיקים. אם בעבר רישום הנוכחות היה מתבצע על ידי שעון נוכחות פשוט, הרי שהיום הדברים קצת יותר מורכבים וחברה שרוצה לבצע מעקב מדויק אחר נוכחות העובדים שלה צריכה לעבור לעבוד עם מערכת נוכחות עובדים חכמה.
יש לא מעט שיטות לרישום ותיעוד הנוכחות אצל העובדים, וחשוב להכיר אותן כדי להתאים את השיטה המוצלחת ביותר למקום העבודה שלכם.

רישום באמצעות כרטיס מגנטי

בשיטת רישום וזיהוי זו, העובדים מקבלים כרטיס ובו פס שחור עם מספר העובד הממוגנט אליו. העובדים מעבירים את כרטיס העובד בתוך שעון נוכחות בחריץ הפס המגנטי, וכך מבוצע הזיהוי שלהם בתוך מערכת נוכחות עובדים. שיטה זו יעילה בעיקר בזכות האמינות של הקורא המגנטי, שעובד שנים ארוכות ללא תקלה. הקורא יזהה תמיד את קריאת הנוכחות ברגע העברת הכרטיס. סוג זה של שעון נוכחות מומלץ במקומות בהם מתבצעת עבודה פיזית של העובדים ואין אפשרות לקרוא באמצעות טביעת אצבע. בנוסף, אם במקום העבודה יש תחלופת עובדים גבוהה, מערכת נוכחות עובדים עם כרטיס מגנטי תהייה יעילה ביותר.
חיסרון שיטה זו הוא בכך שניתן להעביר את הכרטיס מעובד לעובד ללא בעיה וכך לבצע החתמת נוכחות במקום עובד אחר.

דיווח דרך אתר אינטרנט

שיטה נוספת ויעילה לדיווח נוכחות של עובדים היא דיווח על ידי כניסה לאתר אינטרנט. מדובר באתר אינטרנט ייעודי ובו מערכת נוכחות עובדים. העובד מזדהה על ידי הכנסת שם משתמש וסיסמה ומדווח את השעה בה נכנס ובה יצא ממקום העבודה.
זו שיטה של שעון נוכחות שפחות מומלצת ויש בה לא מעט חסרונות. בשיטה זו העובדים צריכים להיות בקרבת מחשב או לזכור להיכנס לאתר ולדווח. עם סיום יום העבודה, עובדים רבים נוטים לשכוח את דיווח היציאה לאחר שכיבו את המחשב. זו שיטה שפחות מתאימה גם לדיווח מהבית, כי אין אפשרות לדעת באופן מדויק מהיכן העובד מדווח על הנוכחות.

דיווח נוכחות באמצעות אפליקציה

במקומות עבודה בהם העובד לא נמצא פיזית במשרד אלא מכורח תפקידו נמצא בשטח או שוהה מחוץ למקום העבודה הפיזי, דיווח נוכחות באמצעות אפליקציה יהיה פיתרון יעיל ביותר. שעון נוכחות מסוג זה מתאים לעובדים כמו נהגים, עורכי דין, רופאים, סוכני שטח וכן הלאה. מערכת נוכחות עובדים זו מזהה את העובד על ידי אפליקציה שאותה הוא מתקין בטלפון הנייד שלו כאשר דיווח הנוכחות שלו מגיע ישירות אל תוכנת הנוכחות וכולל ציון הכתובת והמיקום בו נמצא העובד. שיטה זו מאפשרת דיווח מדויק ונוח גם לעובד וגם למקום העבודה. הנתונים כולם מוזנים ומועברים אל מערכת נוכחות עובדים באופן ממוחשב, כך שניתן לבצע בקרות על דיווחי השעות של העובדים. כמו כן, בעולם משתנה, שבו יותר ויותר עובדים עוברים לעבודה מהבית או פיזית אינם נמצאים במקום העבודה – שיטה זו יעילה ונוחה לתפעול בתנאים אלה.