למה דיווח נוכחות של העובדים הוא הכרחי בעסק שלך?

חוק הגנת השכר (התשי”ח – 1958), על התיקון שנכנס לתוקפו בשנת 2009, קובעים כי ניהול זמני העבודה של כל העובדים, כולל מנהלים, באחריות המעביד. גם עובדי מכירות, עובדים מחוץ למשרת ומשרות אמון בהם ניהול מספר שעות העבודה בחודש אינו משפיע על הרכב השכר – נדרשים על פי חוק לנהל רישום של שעות העבודה בפועל, אם על ידי דיווח נוכחות באמצעות מערכת אלקטרונית במשרד, או אם על ידי דיווח נוכחות מרחוק, למשל דרך מערכת שפועלת בענן, דרך כניסה לאתר אינטרנט לפי שם וסיסמה.

מעבר לחובה החוקית של כל ארגון לנהל את שעות העבודה של כלל העובדים שלו – דיווח נוכחות הוא כלי מן המעלה הראשונה לבדיקת יעילות העסק, ואם עד היום לא לקחתם ברצינות את דיווח הנוכחות ושעות העבודה של העובדים שלכם – יש לכם סיבות טובות להתחיל לנהל את הנושא ברצינות – ממש החל מהיום. לפניכם, כל הסיבות להקפיד על דיווח נוכחות אמיתי ומדויק, אפילו אצל עובדים בשכר גלובלי.

#1 – אתם רוצים להיות יעילים

לכל עסק הכנסות שנובעות מהפעילות העסקית שלו, כמו גם הוצאות, דוגמת שכר. עסק יעיל או רווחי הוא עסק שההוצאות שלו משרתות את ההוצאות באופן מתאים. למשל, אם יוצא שאתם משלמים לעובדים שלכם שכר שמתאים ליותר שעות עבודה בשבוע – תוכלו להפיק את אותה התוצרת, באותן שעות עבודה – אבל בעלויות נמוכות יותר. על מנת שתוכלו להשוות בין העלויות לתפוקה – חשוב שתדעו כמה עולה לכם כל עובד, לשעת עבודה. לשם כך – נהלו רישום מדויק של שעות העבודה של העובדים שלכם, כמו גם רשימות תפוקה שהם.

#2 – ניהול מסגרות תקציב פר פרויקט – ועמידה ביעדים

כל עסק יעיל מנהל מסגרות תקציב לפרויקטים שונים, ובדרך כלל שיעורים ניכרים מן התקציב מיועדים לתשלום עבור שעות עבודה של כוח האדם בארגון. על מנת לוודא שאתם לא חורגים מהתקציב, מה שיעזור בתמחור מדויק של תקציבים עתידיים – חשוב שתנהלו מערכת דיווח נוכחות עבור העובדים ותעריכו את עלות רכיב כוח האדם בכל פרויקט. חשוב שתדעו, כי מערכות דיווח נוכחות חכמות מנהלות גם עובדים מרחוק, באמצעות דיווח מקוון על שעות העבודה.

#3 – חיסכון במשאבים וניהול מקצועי

אם אתם מודדים את יעילות העובדים “לפי הרגש”, או שלא ממש אכפת לכם כמה שעות הם עובדים כל זמן שהם “מספקים את הסחורה” – דעו שתיאוריות ניהוליות עדכניות רבות יסבירו כי אתם טועים. המשאב האנושי של הארגון הוא החשוב שבמשאבים, וחשוב לדאוג לשביעות רצון ומערכת יחסים של אמון עם העובדים – אולם הדרך לעשות כן הוא לא לוותר על דיווח נוכחות ואמדן יעילות של העובדים. אל תוותרו אל דיווח נוכחות ותנסו לזכור או להעריך את שעות העבודה של העובדים על כל פרויקט. עבדו עם מערכת מקצועית ויעילה לדיווח נוכחות – ונהלו את שעות העבודה בארגון בצורה מקצועית ומסודרת.

המעבר מניהול נוכחות פחות מקצועי למערכת דיווח נוכחות ארגונית מקצועית הוא מעבר שישפר את ההתנהלות הארגונית, את ניהול המשאבים ואת רווחיות העסק, כמו גם את ניהול העובדים. בחרו מערכת דיווח נוכחות חדשנית ויעילה, שתוכל לנהל את כמות העובדים שלכם ותתאים לסגנון העבודה מול כל עובד – ואפשרו ניהול יעיל יותר גם של כוח האדם שלכם – וגם של רווחיות הארגון.